Aanpak risicomanagement

Om haar strategische, operationele en financiële doelstellingen te kunnen realiseren moet ForFarmers kansen benutten en risico’s lopen. Het goed identificeren, afwegen en beheren van risico’s is daarom van belang en het primaire doel van goed risicomanagement. ForFarmers erkent het belang van goed functionerende interne risicobeheersings- en controlesystemen. Het risicomanagement wordt actief gemonitord en er wordt gestreefd naar een hoog risicobewustzijn in de organisatie. Dit systeem is verankerd in de organisatie: van de Raad van Bestuur (het “Bestuur”) en de Directie, onder toezicht van de Raad van Commissarissen (de “Raad”), tot en met alle operationele en financiële afdelingen. De toon aan de top evenals de harde en zachte beheersmaatregelen zijn hierbij mede van belang. Het corporate governance & compliance-team van de groep verzorgt risico- en compliance-workshops en faciliteert zelfevaluatie van de processen door de business units. Voor alle belangrijke risico’s worden sleutelfunctionarissen (risico-eigenaren en risicomanagers) aangewezen en vanuit hun rol belast met risicomanagement.
De methodologie die ForFarmers hanteert voor het beheersen en managen van de verschillende risico’s is gebaseerd op het model van het Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (’COSO’).

De illustratie toont een overzicht van het proces zoals dat binnen ForFarmers wordt uitgevoerd.

Interne omgeving

Het Bestuur heeft, als eindverantwoordelijke voor alle aspecten van risicomanagement, een Risk Advisory Board (RAB) aangesteld voor de uitvoering, monitoring en rapportage op dit gebied. Het Bestuur legt verantwoording af aan de Raad. De RAB bestaat uit de CFO, de Director Supply Chain, de COO UK, de Director Accounting, Tax & Treasury en de Risk Manager. De interne accountant neemt als waarnemer deel aan de vergaderingen. Op basis van de periodieke rapportage monitort de RAB de beheersing van de belangrijkste risico’s. Deze rapportage dient onder meer om de risicobereidheid van ForFarmers ten aanzien van de daadwerkelijke risico’s te meten en waar nodig en mogelijk aanvullende beheersmaatregelen te nemen. Daarnaast is er een Purchase Risk Board (‘PRB’) die goedkeuring moet verlenen voor inkopen en pre-sales contracten die de autorisatie- of risico-limieten overschrijden. De PRB vergadert op ad-hoc basis als er goedkeuring wordt gevraagd door inkoop- of business unit-directeurs. 

ForFarmers heeft een Code of Conduct en een Klokkenluidersregeling om er zo goed mogelijk op toe te zien dat haar werknemers ethisch handelen en zich aan de lokale regels en procedures houden.

ForFarmers heeft een vaste Planning en Controle-cyclus om financiële risico’s te beperken. De cyclus omvat de maandrapportages, de voorspellingen die elk kwartaal voor het lopende jaar worden afgegeven, het jaarlijkse budget voor het volgende jaar en de jaarlijkse vijfjarenplanning inclusief scenarioanalyses. De Directie en de lokale managementteams bespreken de inhoud en kernpunten van al deze rapporten. Daarnaast bespreekt de Directie met de Raad of de financiële prestaties voldoen aan de verwachtingen.

Risicobereidheid

ForFarmers heeft globaal genomen een lage risicobereidheid. Dit vormt het uitgangspunt bij het beoordelen en aangaan van risico’s om de strategische doelstellingen te realiseren. Het risicoprofiel en de risicoacceptatie worden jaarlijks geëvalueerd door de Directie en de risicomanagers en waar nodig aangepast aan de veranderende marktomstandigheden of een herziening van de strategie.

Zo kan ForFarmers een optimale afweging maken tussen beslissingen en commerciële of strategische doelstellingen en de daarbij behorende risico’s/kansen. ForFarmers heeft de 21 voornaamste risico’s ingedeeld in vier kerncategorieën, waarvoor beheersmaatregelen worden bepaald en doorgevoerd. De gewenste en vastgestelde risicobereidheid kan per (sub)categorie verschillen, zoals hieronder weergegeven:

Change layout to 1 column

Change layout to 2 columns

Risicobeoordeling

Strategische doelstellingen

Om aan de groeidoelstellingen – zowel autonoom als door middel van acquisities – te kunnen voldoen, zullen (substantiële) investeringen worden gedaan. ForFarmers heeft ten aanzien van acquisities een gemiddelde tot hoge risicobereidheid. Bij het nastreven van haar strategische doelstellingen zijn er echter twee specifieke gebieden waarop ForFarmers een zeer laag tot laag risico-acceptatieniveau hanteert:

• Reputatie: deze is cruciaal voor het vertrouwen dat klanten, leveranciers en de samenleving in ForFarmers stellen.
  
  

• Duurzaamheid: kernthema’s voor ForFarmers zijn duurzame grondstoffen, het milieu, energieverbruik, afvalvermindering, diergezondheid en dierenwelzijn, mens en maatschappij. Bij het beheersen van deze risico’s gaat ForFarmers uit van 'economische duurzaamheid'. Dit betekent dat elk initiatief op het gebied van duurzaamheid commercieel haalbaar moet zijn voor zowel de klant als ForFarmers.
  
  

• Veiligheid: ForFarmers vindt het essentieel een goede en veilige werkomgeving voor haar medewerkers, tijdelijk ingehuurd personeel, loonwerkers en bezoekers te bieden. Daarom wordt een zeer laag risico-acceptatieniveau gehanteerd en wordt gestreefd naar nul LTI's. 

Operationele doelstellingen

Het inkopen van grondstoffen is inherent aan de bedrijfsvoering van ForFarmers. Aangezien grondstoffenprijzen aanzienlijk kunnen schommelen, gaat de inkoop gepaard met risico’s voor ForFarmers. Voor het inkoopbeleid geldt daarom een laag tot gemiddeld risico-acceptatieniveau en voor de kwaliteit van de ingekochte producten een zeer laag risico-acceptatieniveau. Om deze inkooprisico’s te beheersen, zijn de risicogrenzen vastgesteld volgens het ‘value at risk’-principe; dit geldt voor de organisatie als geheel en wordt vertaald naar de verschillende business units. Bij het uitvoeren van inkoopactiviteiten binnen de risk policy kan het voorkomen dat niet alle fluctuaties in grondstofprijzen volledig kunnen worden doorberekend aan klanten, waardoor de brutowinstontwikkeling onder druk kan komen te staan.

Financiële doelstellingen

ForFarmers hanteert een zeer laag tot laag risico-acceptatieniveau ten aanzien van risico's die een aanzienlijke invloed kunnen hebben op de financiële resultaten en de betrouwbaarheid van de (financiële) informatie van de Onderneming. 

Valutaposities met betrekking tot grondstoffen of andere aankopen voor operationele activiteiten worden door ForFarmers afgedekt. Valutarisico’s met betrekking tot activa buiten de eurozone worden deels afgedekt door deze te financieren in de lokale valuta. Valutarisico's met betrekking tot het jaarresultaat en niet-uitgekeerde dividenden worden niet afgedekt. ForFarmers wordt gedeeltelijk gefinancierd middels rentedragende schulden, hetgeen een renterisico met zich meebrengt. De ontwikkelingen op de rente- en valutamarkten worden nauwlettend gevolgd en eventuele risico’s worden indien nodig afgedekt door middel van swaps en andere financiële instrumenten. Door een robuuste vermogens- en liquiditeitspositie aan te houden zorgt ForFarmers ervoor dat zij altijd haar financiële verplichtingen kan nakomen.

Compliance

ForFarmers hanteert een zeer laag risico-acceptatieniveau ten aanzien van risico’s met betrekking tot het naleven van wet- en regelgeving. Alle medewerkers van ForFarmers dienen vertrouwd te zijn met de Code of Conduct en zich bewust te zijn van de implicaties ervan. Nieuwe medewerkers krijgen een exemplaar van de Code of Conduct in hun eigen taal en worden aan de hand van cases getest op de toepassing ervan. Ook wordt hen gevraagd de Code of Conduct te ondertekenen. De Code of Conduct wordt regelmatig intern besproken en onder de aandacht gebracht. ForFarmers heeft een zero tolerance-beleid ten aanzien van schendingen van de Code of Conduct. Zowel de Code of Conduct als de Klokkenluidersregeling dienen als beheersmaatregelen ter bestrijding van omkoping en corruptie.

Niet-financiële en nieuwe risico’s

ForFarmers monitort continu relevante interne en externe trends en potentiële disruptors in de sector. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

• Klimaatrisico’s: Een mogelijke verdere opwarming van de aarde kan schadelijke economische en maatschappelijke gevolgen hebben. Wanneer en in welke mate deze risico’s zich zouden kunnen manifesteren is moeilijk in te schatten. Lage(re) waterstanden in de rivieren kunnen de aanvoer van grondstoffen naar de fabrieken van ForFarmers ontregelen en daarmee de logistieke aanvoerkosten van ForFarmers negatief beïnvloeden. Daarnaast kan klimaatverandering gevolgen hebben voor de oogst en dus ook de grondstoffenprijzen.
  
  

• Voerfraude: Bij het produceren van voer is ForFarmers afhankelijk van de kwaliteit en herkomst van de grondstoffen en ingrediënten die aan het voer worden toegevoegd. Het risico bestaat dat de ingekochte grondstoffen en/of ingrediënten niet voldoen aan de wettelijke eisen of aan de kwaliteitsomschrijving op basis waarvan ze zijn ingekocht zodat de tegenpartij een economisch voordeel kan behalen. Indien deze grondstoffen in voer worden verwerkt, zou dit tot een voedselveiligheidsrisico kunnen leiden. Het risico op voerfraude en de daartegen te nemen maatregelen komen bovenop de kwaliteitsrisico’s die ForFarmers kan lopen als gevolg van mogelijke productbesmetting of kruisbesmetting van producten tijdens het productieproces.
  
  

• Regelgeving en milieuwetgeving en de gevolgen ervan voor de voerindustrie: De agrarische sector in het algemeen en de veehouderij in het bijzonder staan onder toenemende druk om hun milieu-impact (CO₂-voetafdruk) te verminderen en diergezondheid en dierenwelzijn te verbeteren. Deze druk kan leiden tot maatregelen en wet- en regelgeving die een impact kunnen hebben op de omvang van de veestapel in een land of de groeimogelijkheden voor veehouders.
  
  

• Brexit: Er bestaat nog steeds grote onzekerheid over hoe lang de bestaande EU-wetgeving zal blijven gelden voor het Verenigd Koninkrijk en welke wetten na uittreding van toepassing zullen zijn. Het risico bestaat dat de koers van het Britse pond (verder) zal dalen ten opzichte van de euro. Dit heeft gevolgen voor de geconsolideerde resultaten van ForFarmers. Daarnaast is er een risico op vertraging bij de import van grondstoffen als gevolg van uitgebreidere douanecontroles. Tot slot bestaat de mogelijkheid dat veehouders, met name in de varkens- en pluimveesector, hun bedrijven zullen opschalen waardoor de zelfvoorzieningsgraad toeneemt; dit vereist investeringen van de veehouders. Of en wanneer een mogelijke groei van deze bedrijven zal plaatsvinden is derhalve onzeker.

Hieronder een overzicht van de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen zoals deze door de Directie van ForFarmers zijn vastgesteld:

Change layout to 1 column

Change layout to 2 columns

Beheersmaatregelen

In 2018 werd de Algemene Verordening Gegevens­bescherming (AVG) van kracht. Organisatiebreed werd er aandacht besteed aan naleving van de nieuwe privacyregels en het verhogen van het bewustzijn met betrekking tot privacy. De invoering van de nieuwe regels werd in 2018 centraal aangestuurd. In 2019 zullen de vervolgstappen en de verdere implicaties van de AVG decentraal worden gemanaged op het niveau van de business units om naleving ervan te waarborgen.  

Naar aanleiding van twee incidenten in 2018 is er extra aandacht besteed aan inkooprisico’s, vooral met betrekking tot pre-sales contracten. In een reeks workshops die gefaciliteerd werden door Inkoop, Verkoop en Finance werden alle verkoopteams weer gewezen op de procedures en autorisatielimieten.

De ontwikkeling van de energieprijzen gaf reden tot zorg in 2018. De prijzen voor elektriciteit, gas en diesel stegen, waardoor zowel de logistieke als de productiekosten omhooggingen. Deze kosten konden deels worden doorberekend aan de klanten. De prijzen voor energie en diesel zullen op de voet worden gevolgd.

In 2018 werd een grotere overname gedaan in Polen, een nieuw land voor ForFarmers. Ook werd een aantal kleinere acquisities gedaan in landen waar de Onderneming reeds actief was. Vooral gezien de omvang van de overname in Polen en het feit dat deze in een nieuw land werd gedaan, was een gestructureerde en zorgvuldige benadering nodig om de juiste procedures toe te passen. Er werd een pragmatisch draaiboek opgesteld op basis van het beleid van ForFarmers, dat tevens werd herzien en bijgewerkt. In 2019 blijft de aandacht gericht op het integreren van de overnames, waarbij Van Gorp Biologische Voeders en Algoet Voeders tevens zullen overgaan op het ERP-systeem van ForFarmers. Tasomix gaat later over op het ERP-systeem van ForFarmers. Het in Nederland overgenomen bedrijf Maatman is in 2018 al overgegaan op dit systeem.

Veiligheid bleef een topprioriteit in 2018. Het aantal incidenten met verzuim (LTI’s) was nog altijd te hoog. ForFarmers investeerde in veiligheidsmaatregelen in de fabrieken. Verder volgden de medewerkers trainingen die gericht waren op gedragsverandering en het verankeren van risicobewustzijn in hun dagelijkse manier van werken. Risico’s bij de klanten op het boerenerf werden eveneens geëvalueerd om de veiligheid van onze chauffeurs en verkoopmedewerkers te verbeteren.

Wat betreft dierziekten werd bij wilde zwijnen in het zuidoosten van België een uitbraak van Afrikaanse varkenspest geconstateerd. Er werd direct een speciaal team opgezet om hygiëneprotocollen en andere maatregelen toe te passen conform de nationale richtlijnen. Medewerkers van het ForFarmers verkoopteam varkens kregen speciale dozen met gezondheids- en veiligheidsartikelen voor het uitvoeren van hygiëneprotocollen. Het management wordt regelmatig geïnformeerd over de voortgang.

Bedrijfscontinuïteit heeft extra aandacht gekregen in 2018. In Deventer werd een fabriek heropend waar uitsluitend non-GGO voer wordt geproduceerd. Door de heropening van deze fabriek kwam capaciteit vrij bij de andere fabrieken in Nederland, die bijna hun maximale capaciteit hadden bereikt.

ForFarmers is begonnen met het doorlichten van de bedrijfscontinuïteit en de calamiteitenherstelprotocollen voor de fabrieken in de verschillende landen. Dit proces wordt in 2019 voortgezet en verder aangescherpt. De focus ligt op het delen van best practices tussen landen en het harmoniseren van procedures in geval van calamiteiten. De procedures van ForFarmers voor het bewaken van de bedrijfscontinuïteit bleken adequaat toen de Onderneming op de proef werd gesteld met de tijdelijke blokkade van de sluis in het Twentekanaal bij Eefde, waardoor in totaal vier fabrieken niet meer over het water bereikbaar waren. Later in het jaar konden grondstoffen als gevolg van de lage waterstand in de IJssel niet meer aangevoerd worden bij de fabriek in Deventer. Er werd een calamiteitenteam opgezet om de continuïteit van de grondstoffenaanvoer te waarborgen, aangezien het leveren van voer aan de klanten de hoogste prioriteit had. Aanvoerroutes werden omgelegd en tankwagens ingezet om grondstoffen naar de fabrieken te transporteren. Dit zorgde voor hogere logistieke aanvoerkosten.

Controle en monitoring

Gedurende het verslagjaar heeft het Bestuur, met behulp van de interne auditor, de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen systematisch beoordeeld. De effectiviteit van de opzet en de werking van deze systemen is besproken met de Auditcommissie, de Raad en de externe accountant.

ForFarmers beschikt over diverse instrumenten, waaronder het Enterprise Risk Management (‘ERM’) framework en het In-Control Framework (‘ICF’), om de risico’s en bijbehorende controlemaatregelen te beheren, te monitoren en jaarlijks te testen. De testen worden door het Bestuur en de Raad besproken en geëvalueerd. De ICF-controles worden tweemaal per jaar geëvalueerd in de vorm van een zelfbeoordeling door de managers van de controle-eigenaren, gevolgd door een volledige beoordeling door de risicomanager en een steekproef door de interne accountant. De ERM-risico’s en beheersmaatregelen worden een keer per jaar geëvalueerd en getest door de risico-eigenaren in samenwerking met de risicomanager. Tot slot is er in 2018 een Tax Control Framework (TCF) ontwikkeld om de risico’s met betrekking tot vennootschapsbelasting, BTW en loonbelasting te beheersen. Het TCF is in 2018 in Nederland geïmplementeerd en zal ook naar de andere landen worden uitgerold.

Naast deze vooraf vastgestelde kaders voert de interne accountant van ForFarmers (met goedkeuring van de Raad van Commissarissen) eigen audits uit op de risico’s, beheersmaatregelen en procedures binnen ForFarmers. De externe accountant voert de controle uit op de geconsolideerde jaarrekening.

Op basis van deze acties om de risico’s te beheersen en te monitoren, ondertekenen de directies van de ForFarmers business units twee keer per jaar een verklaring van volledigheid (‘Letter of Representation’ ofwel LOR) waarin zij verklaren te voldoen aan zowel de (lokale) wet- en regelgeving als aan de interne beheersregels, inclusief de Code of Conduct. De LOR is, evenals de Klokkenluidersregeling, een manier om mogelijke fraude en incidenten te melden.

Wat er alsnog misging in 2018

Ondanks het aanwezige risicomanagementproces bleek in 2018 dat er toch nog enkele tekortkomingen zijn. Om de kans op herhaling te verkleinen, zijn er corrigerende maatregelen doorgevoerd. De belangrijkste tekortkomingen in 2018 waren als volgt:
In Duitsland werd een pre-sales contract dat met een klant was overeengekomen niet tijdig gecommuniceerd aan de inkoopafdeling, onder andere omdat belangrijke betrokken medewerkers met vakantie waren. Een sterke stijging van de grondstoffenprijzen leidde vervolgens tot een beperkt verlies. Naar aanleiding hiervan hebben alle leden van de verkoopteams die gemachtigd zijn om pre-sales contracten af te sluiten, evenals de inkoopteams en Finance en business unit-directeuren, opnieuw een training gevolgd over de procedures en processen met betrekking tot pre-sales.

Daarnaast werd, eveneens in Duitsland, een te grote inkooppositie in Vochtrijke voeders ingenomen zonder dat hier een verkoopcontract met klanten tegenover stond en zonder dat daarvoor toestemming aan de PRB was gevraagd. Omdat er geen wezenlijke verandering optrad in de grondstoffenprijzen had dit geen financiële gevolgen. Om dit in de toekomst te voorkomen, zijn alle DML Managers opnieuw getraind in de procedures, en is er ook een geautomatiseerd rapport ontwikkeld om de open risicoposities te kunnen monitoren. Dit rapport wordt minstens wekelijks door de lokale teams gemonitord en maandelijks op groepsniveau.

In Nederland waren er in de tweede helft van het jaar bijkomende kosten als gevolg van de blokkade van de sluizen bij Eefde en Deventer, zoals elders in dit verslag beschreven, die niet aan klanten konden worden doorberekend. De fabrieken van ForFarmers staan over het algemeen langs rivieren en andere waterwegen, maar dit is bij concurrenten niet altijd het geval. Uit commercieel oogpunt was het daarom niet mogelijk om de extra logistieke kosten aan klanten door te berekenen. Zoals reeds vermeld had dit een negatief effect op de financiële resultaten in Nederland en Duitsland.

In 2018 werd ForFarmers in het Verenigd Koninkrijk geconfronteerd met een relatief groot aantal medewerkers dat afscheid nam van de organisatie. Naar aanleiding van de exitgesprekken worden vervolgstappen genomen om medewerkers te behouden.

Conclusie

Tijdens de verslagperiode zijn er geen significante tekortkomingen geconstateerd in de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en/of significante wijzigingen in die systemen aangebracht. Er zijn verschillende nieuwe risico’s in opkomst, die nauwlettend in de gaten worden gehouden en die wellicht tot aanpassingen leiden in de belangrijkste risico’s waarvoor beheersmaatregelen moeten worden genomen. Hoewel het risicomanagementproces goed functioneert, is er nog steeds ruimte voor verbetering, specifiek ten aanzien van het volgen van de bestaande procedures. Dit bleek duidelijk uit de incidenten in 2018.